Kurum kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sahiplerini, verilerinin ne şekilde işleneceği konusunda aydınlatmaktadır. KVKK’nın 10. maddesi kapsamında Kurum kişisel veri sahiplerine;
• Veri sorumlusu olarak Kurum’un Bilgisi,
• Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
• Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
• Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebepleri,
• Kişisel veri sahibinin KVKK’nın 11. maddesinde sahip olduğu haklar, konusunda bilgi vermektedir. Kurum işbu yükümlülük gereğince, hazırlamış olduğu aydınlatma metni ile ilgili kişileri bilgilendir ve söz konusu bilgilendirme ilgili kişi ile ilk iletişime geçildiği anda yapılır.
KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNE İLİŞKİN YÜKÜMLÜLÜKLER
Kurum KVKK’nın 12. maddesine uygun olarak;
• Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
• Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,
• Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak, amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
Kurum, Kişisel Verileri Koruma Kurumunun veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler hakkındaki rehberleri uyarınca veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmek amacıyla gerekli özeni göstermekte ve gerekli idari ve teknik tedbirleri almaktadır. Kurum bünyesinde KVKK hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapmaya veya yaptırmaya yönelik sistemleri oluşturur. Bu kapsamda gerekli olan organizasyon yapısı Kurum tarafından kurulmaktadır. Söz konusu denetim sonuçları Kurum bünyesinde oluşturulan organizasyon yapısı içinde değerlendirilerek gerekli önlemler alınmaktadır. Kurum bu kapsamda kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi ve muhafazasının sağlanması ve hukuka aykırı erişimin engellenmesi için aşağıdaki idari ve teknik tedbirleri almaktadır:
• Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
• Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
• Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
• İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir
• Kağıt yoluyla aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir.
• Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
• Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
• Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır
• Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
• Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
• Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
• Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır.
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.
• Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
• Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır.
• Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
• Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
• Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır.
• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
• Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
• Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
• Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
• Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
• Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
• Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
• Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.
• Şifreleme yapılmaktadır.
• Sızma testi uygulanmaktadır.
• Taşınabilir bellek, CD, DVD ortamında aktarılan özel nitelikli kişiler veriler şifrelenerek aktarılmaktadır.
KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİ TARAFINDAN YAPILAN BAŞVURULARIN SONUÇLANDIRILMASI YÜKÜMLÜLÜĞÜ
Kurum, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için KVKK’nın 13. maddesi uyarınca kişisel veri sahipleri tarafından yapılan başvuruları cevaplandırmakla yükümlüdür. Kişisel veri sahipleri, bu çerçevede KVKK’nın uygulanması ile ilgili taleplerini yazılı olarak veya aşağıda belirtilen diğer yöntemlerle Kurum’a iletebilirler.
|
BAŞVURU YÖNTEMİ |
BAŞVURUDA GEREKENLER |
BAŞVURU ADRESİ |
DİĞER İSTENENLER |
|
Şahsen Başvuru |
Kurumumuzun faaliyet gösterdiği adrese kimliğinizi doğrulayarak şahsen veya vekâletname ibraz etmek suretiyle bir vekil aracılığıyla başvuruda bulunabilirsiniz. Başvuru, başvuru formu veya bir dilekçe ile yapılabilir; ancak ıslak imzalı olmalıdır. |
Elektrosoft Bilişim KOÜ Teknopark Vatan Cad. D Blok No : 83 İç Kapı No : 208 Başiskele Kocaeli |
Başvuru kapalı zarf ile yapılmalı, zarfın üzerine “Kişisel Verileri Koruma Kanununu Kapsamında Bilgi Talebi” ibaresi yazılmalıdır. |
|
Posta Yoluyla Başvuru |
Islak imzalı başvuru formu veya dilekçe posta yoluyla gönderilerek de başvuruda bulunulabilir. Noter onaylı imza sirküsü ile başvuru vekil aracılığıyla yapılmışsa vekâletnamenin aslının da zarfa konulması gereklidir. |
Elektrosoft Bilişim KOÜ Teknopark Vatan Cad. D Blok No : 83 İç Kapı No : 208 Başiskele Kocaeli |
Zarfın üzerine “Kişisel Verileri Koruma Kanununu Kapsamında Bilgi Talebi” ibaresi yazılmalıdır. |
|
Noter Yoluyla |
Başvuru Bizzat veya vekil aracılığıyla noter kanalıyla başvuru da yapılabilir. Bu başvuruda cevabın hangi yöntemle alınmak istendiği de belirtilmelidir. |
Elektrosoft Bilişim KOÜ Teknopark Vatan Cad. D Blok No : 83 İç Kapı No : 208 Başiskele Kocaeli |
|
Kurum, kişisel veri sahipleri tarafından kendisine iletilen KVKK’nın uygulanmasıyla ilgili talepleri, niteliklerine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, Kurum, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücretleri başvuruda bulunan kişisel veri sahibinden isteyebilir. Başvuran kişisel veri sahibinin kimliğini ispat edecek olan belge ve dokümanlarla başvuruda bulunması gerekmektedir. Bu belgelerin teyidi yapılmaksızın başvuruya olumlu cevap verilmez. Başvuran tarafından aksi belirtilmedikçe başvuruda kullanılan yöntem ile Kurum tarafından cevap verilir. Kurum, kişisel veri sahibinin talebini kabul edebilir veya gerekçesini açıklayarak reddedebilir ve cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir. Başvuruda yer alan talebin Kurum tarafından kabul edilmesi hâlinde gereği yine Kurum tarafından yerine getirilir. Başvurunun Kurum’un hatasından kaynaklanması hâlinde varsa alınan ücret ilgili kişiye iade edilir. Kurum tarafından başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; ilgili kişi, Kurum’un cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve herhâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyette bulunabilir.
VERİ SORUMLULARI SİCİLİNE KAYDOLMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ Kurum, veri işlemeye başlamadan önce Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenerek ilan edilecek süre içinde, KVKK’da sayılan başvuru bilgi ve belgeleri ile birlikte Veri Sorumluları Sicili’ne kayıt olur. Veri işleme koşullarındaki değişiklik halinde Veri Sorumluları Sicilinde ilgili değişiklikler gerçekleştirilir.
KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI
Kişisel veri sahipleri KVKK’nın 11. maddesinde belirtilen ve aşağıda yer alan haklara sahiptirler:
a. Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
b. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c. Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
d. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
e. Kişisel verileri eksik veya yanlış işlenmişse bunların düzeltilmesini isteme, KVKK’da öngörülen şartlar çerçevesinde bunların silinmesini veya yok edilmesini ve bu işlemlerin kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
f. İşlenen verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
g. Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Kişisel veri sahiplerinin bu haklarını kolaylıkla kullanmaları için Kurum tarafından her türlü önlem alınmaktadır. Ancak Kişisel Verileri Koruma Kurumunun yayınlamış olduğu Veri Sorumlusuna Başvuru Usul 12 ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca kişisel veri sahiplerinin başvurularında aşağıdaki bilgilerin bulunması zorunlu görülmüştür:
• Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza,
• Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası,
• Yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
• Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
• Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
• Talep konusu.
Yukarıdaki bilgileri içeren bir dilekçeyi kişisel veri sahipleri kendileri hazırlayabilecekleri gibi Kurumumuzdan veya https://www.ktb.gov.tr ‘den edinecekleri başvuru formunu kullanarak da haklarını kullanabilirler. Kişisel veri sahiplerinin eksik bilgi içermeyen başvuruları, otuz günü geçmemek üzere hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak Kurum tarafından sonuçlandırılır. Başvuruda eksik bilgi bulunması durumunda ek bilgiler kişisel veri sahibinden talep edilerek başvuru cevaplandırılır. Öte yandan kişisel veri sahibinin ancak açık rızası ile işlenebilecek veriler açısından, veri sahibi vermiş olduğu açık rızayı her zaman geri çekme hakkına sahiptir. Bu durumda bu tür kişisel veriler; silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİ
Kurum, kişisel verileri ilgili mevzuatta belirtilen süre boyunca saklamaktadır. Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasına ilişkin herhangi bir süre öngörülmemiş ise, kişisel veriler ticari hayatın teamülleri gereğince işlenmesinin gerektiği ya da işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar işlenmektedir. Bu çerçevede öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verinin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediği tespit edilmekte, mevzuatta bir süre öngörülmüşse bu süre kadar, yoksa kişisel verinin işlendiği amaç için gereken süre kadar ilgili kişisel veri saklanmaktadır. Saklama sürelerinin sonunda kişisel veri, periyodik imha sürelerine veya veri sahibinin başvurusuna göre ve belirlenmiş olan imha yöntemlerine göre silinmekte, yok edilmekte ya da anonim hale getirilmektedir.
KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİM HALE GETİRİLMESİ
Kurum tarafından KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, kişisel veriler, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi, Kişisel Verilerin Silinmesi Yok edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelikte belirtilen esaslara ve Kişisel Verilerin Korunması Kurumunun konuya ilişkin yayınladığı rehberdeki yöntemlere uygun olarak yapılır. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesinde;
• İlgili mevzuatta kişisel verilerin işlenmesinde uyulması gerekli görülen genel ilkelere,
• Veri sorumlularının veri güvenliğine ilişkin yükümlülükleri kapsamında alınması gereken idari ve teknik tedbirlere,
• Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararlarına,
• Kişisel verilerin saklanmasın ve imhası politikasına uygun hareket edilmektedir. Kurum, ayrıca Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası kapsamında ayrıntılı olarak ele alınacak teknik ve idari tedbirleri de almaktadır.
KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ
Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Kurum, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alır.
KİŞİSEL VERİLERİN YOK EDİLMESİ
Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Kurum, kişisel verilerin yok edilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alır.
KİŞİSEL VERİLERİN ANONİM HALE GETİRİLMESİ
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya alıcı grupları tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir. Bu özelliklerin engellenmesi veya kaybedilmesi sonucunda belli bir kişiyi işaret etmeyen veriler, anonim hale getirilmiş veri sayılır. Diğer bir ifadeyle anonim hale getirilmiş veriler bu işlem yapılmadan önce gerçek bir kişiyi tespit eden bilgiyken bu işlemden sonra ilgili kişi ile ilişkilendirilemeyecek hale gelmiştir ve kişiyle bağlantısı kopartılmıştır. Kurum, kişisel verilerin silinmesi veya yok edilmesi yerine anonim hale getirilmesi sürecinde gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alır. Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, Kişisel Verilerin Silinmesi Yok edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelikte belirtilen esaslara ve Kişisel Verilerin Korunması Kurumunun konuya ilişkin yayınladığı rehberdeki yöntemlere uygun olarak yapılır.
KURUM TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
Kurum, KVKK ile uyumlu olarak ve kişisel veri işleme amaçları çerçevesinde kişisel veri sahiplerinin kişisel verilerini yetkili kurum ve kuruluşlara, hizmet sağlayıcılarımıza ve ilgili kişilere aktarabilmektedir.
KİŞİSEL VERİLERİN YURT İÇİNDE AKTARILMASI
Kişisel verilerin yurt içinde aktarılması için KVVK m. 8. Uyarınca, aşağıdaki şartlardan en az birinin sağlanması durumunda veri sahibinin açık rızası olmasa da kişisel veriler aktarılabilmektedir:
• Kişisel veri aktarımının kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için veri aktarılmasının zorunlu olması,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin aktarılmasının gerekli olması,
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için kişisel veri aktarılmasının zorunlu olması,
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması kaydıyla alenileştirme amacıyla sınırlı olarak kişisel veri aktarımının yapılması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için kişisel veri aktarılmasının zorunlu olması,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için kişisel veri aktarılmasının zorunlu olması.
Yukarıdaki durumlardan biri mevcut değilse, kişisel veri aktarımının yapılabilmesi için ilgili kişinin açık rızasının alınması gerekmektedir.
Özel nitelikli kişisel verilerin yurt içinde aktarılabilmesi için ise aşağıdaki hallerden birinin bulunması gerekmektedir:
• İlgili kişinin açık rızasının alınması,
• Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler bakımından kanunlarda açıkça öngörülmüş olması,
• Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler bakımından ise kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesi.
Yukarıda belirtilen durumlar dışında Kurum tarafından kişisel veriler, üçüncü kişilere hiçbir şekilde aktarılmamaktadır. Kişisel verilerin işlenme şartları ve veri işleme amaçlarımıza uygun olarak kişisel veriler; iş faaliyetlerin sürdürülmesi, vatandaş taleplerinin karşılanması ve en iyi şekilde hizmet verilebilmesi amacıyla, tedarikçilerimize, hizmet sağlayıcılarımıza (teknoloji hizmetleri, personel servis hizmetleri vb.) ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla; gerektiğinde yetkili kurum ve kuruluşlar ile yargı mercilerine ve güvenlik birimlerine aktarılabilmektedir.
KİŞİSEL VERİLERİN YURT DIŞINA AKTARILMASI
KVKK m. 9 göre yurtdışına veri aktarımı aşağıdaki durumlarda gerçekleştirilebilir:
• İlgili kişinin açık rızasının bulunması,
• Yeterli korumanın bulunduğu ülkelere (Kurul tarafından güvenli kabul edilen ülkeler) veri aktarımında, Kanun’da belirtilen hallerin varlığı (Kanunun 5. maddesinin 2. fıkrası ile 6. maddesinin 3. fıkrasında belirtilen şartlar),
• Yeterli korumanın bulunmadığı ülkelere veri aktarımında Kanunda belirtilen hallerin varlığı (Kanunun 5. maddesinin 2. fıkrası ile 6. maddesinin 3. fıkrasında belirtilen şartlar), yabancı ülkedeki veri sorumluları tarafından yeterli korumanın yazılı olarak taahhüt edilmesi ve Kurulun izninin bulunması.
Kurumun yurtdışında bulunan ve veri sorumlusu durumunda bulunan üçüncü kişilere veri aktarması söz konusu olur ise KVVK m. 9 gereğince asgari şartlarını Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun belirlediği, her iki tarafın da veri sorumlusu olduğu duruma ilişkin, her iki tarafın imza ettiği bir taahhütname Kişisel Verileri Koruma Kurumuna sunulacaktır. Kişisel Verileri Koruma Kurumunun onayı ile söz konusu veri aktarımı yapılacak ve bu onay alınmaksızın Kurum tarafından söz konusu üçüncü kişilere veri aktarımı yapılmayacaktır.
BAĞLI KURUMLAR TARAFINDAN İŞLENMEKTE OLAN KİŞİSEL VERİLERİN KURUM TARAFINDAN İŞLENMESİ
Bağlı Kurumlar tarafından işlenmekte olan kişisel verilerin bazı durumlarda Kurum tarafından işlenmesi gereği de ortaya çıkabilmektedir. Bu durumda Kurum ve Kuruma bağlı Şirketler arasındaki veri aktarımı, KVKK kapsamında veri sorumlusundan veri sorumlusuna veri aktarımı olarak gerçekleşmektedir. Bağlı Kurum aydınlatma yükümlülüğü kapsamında, ilgili kişisel verinin toplanması aşamasında kişisel verilerinin Kuruma gönderilebileceği konusunda ilgili kişiyi aydınlatmaktadır.
KURUM BÜNYESİNDE KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ
Kurum organizasyon yapısında işbu politika ile korunan esaslar ve değerler kapsamında ve işbu politika ile bu politikaya bağlı ve ilişkili diğer politikaları yönetmek üzere “Veri Sorumlusu İrtibat Kişisi”, “KVKK Uyum Koordinatörü” ve “Kişisel Verilerin Korunması Komitesi”nden oluşan üç farklı rol bulunmaktadır.
KVKK UYUM KOORDİNATÖRÜ KVKK Uyum Koordinatörünün aşağıda belirtilen görev ve sorumlulukları bulunmaktadır:
• Veri Sorumlusu İrtibat Kişisinin ve müdürlüklerin görevlerini KVKK’ya, ilgili diğer mevzuata ve Kurumun politika belgelerine uygun olarak yerine getirip getirmediğinin denetlenmesini koordine eder.
• KVKK ile ilgili çalışmaların gerçekleştirilmesi, KVKK uyum süreçlerinin yürütülmesini koordine eder.
VERİ SORUMLUSU İRTİBAT KİŞİSİ
Veri Sorumlusu İrtibat Kişisinin aşağıda belirtilen görev ve sorumlulukları bulunmaktadır:
• Veri Sorumlusu İrtibat Kişisi Kurumun resmi ve iç denetim süreçlerinde Veri Sorumlusunu temsil eder, gerekli görülen iş ve işlemlerin yerine getirilmesini ve sonuçlandırılmasını sağlar.
• Kurumu Kişisel Verilerin Korunması Kurumu ile iletişimde temsil eder.
• Herhangi bir veri ihlalinin söz konusu olması halinde Kurum Başkanlığını ve Kişisel Verilerin Korunması Komitesini bilgilendirerek gerekli iş ve işlemlerin yapılmasına öncülük eder. Bu alanda gerekli bildirimlerin usulüne uygun bir şekilde yapılmasını sağlar.
• Kurum’un VERBİS kayıtlarında herhangi bir değişiklik olması halinde meydana gelen değişiklikleri gecikmeksizin VERBİS üzerinden Kişisel Verilerin Korunması Kurumuna bildirir.
• Veri Sorumlusu ve ilgili birim veya kişilerin veri işleme faaliyetlerinde meydana gelen değişiklik ve düzenleme bildirimlerini Kişisel Verilerini Korunması Komitesi ile birlikte değerlendirerek envanterde gerekli güncellemelerin yapılmasını sağlar.
• Kendisine işbu Politika ve diğer politika ve belgelerde verilen diğer görevleri yerine getirir.
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KOMİTESİ
Kişisel Verilerin Korunması Komitesinin kişisel verilerin korunması ve işlenmesi bakımından görevleri şunlardır:
• Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması ile ilgili temel politikaları hazırlamak ve Kurumun KVKK kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmesi için Kurum içinde gerekli düzenlemeleri yapmak,
• Belirlenen temel politika ve aksiyon adımlarını hazırlamak ve icrasını sağlamak,
• Kurum’un kişisel veri politikasının mevzuatla uyumunu sağlamak ve takibini yapmak,
• Kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına ilişkin politikaların uygulanmasını sağlamaya yönelik gerekli görevlendirmelerin yapılmasını sağlamak,
• Kurumun kişisel veri işleme faaliyetlerinde oluşabilecek riskleri tespit ederek gerekli önlemlerin alınmasını temin etmeyi sağlamak,
• Kurum çalışanlarının kişisel verilerin korunması ve işlenmesi ve ayrıca bu konuda oluşturulan Politikalar konusunda eğitim almalarının temin edilmesini sağlamak,
• Kişisel veri sahiplerinin başvurularını karara bağlamak,
• Kişisel Veri Koruma Kurumu ve Kişisel Veri Koruma Kurulu ile olan ilişkileri İrtibat Kişisi ile birlikte yönetmek.
RİSK ANALİZİ VE POLİTİKA DIŞI UYGULAMALAR
Kurum iç denetim mekanizmaları aracılığıyla bünyesinde düzenli olarak gerçekleştirilen denetimler neticesinde ortaya çıkan risk bulguları, Kişisel Verilerin Korunması Komitesi tarafından değerlendirilir. Tespit edilen riskler için yapılması gerekenler Kişisel Verilerin Korunması Komitesi tarafından değerlendirilerek gerekli idari ve teknik tedbirleri alması için Başkanlık ve Kurum KVKK Uyum Koordinatörü bilgilendirilir. İşbu politika kapsamında yer alanlar dışında kişisel verilerin korunması ve işlenmesi açısından farklı durum ve uygulamaların bulunduğu tespitini yapan kişiler, Kişisel Verilerin Korunması Komitesi’ne yazılı olarak bilgi verirler.
POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ
Kurum tarafından kişisel verilerin işlenmesi faaliyetlerinde uygulanmak üzere yürürlükteki mevzuatla uyumlu olarak hazırlanan bu Politika, Kurum kararı ile yürürlüğe konulmuştur.
Bu politika Kurumun internet sayfasında yayımlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur. Bu Politika, kurumsal ya da mevzuattan kaynaklanan içerik değişiklik gereksinimlerine bakılmaksızın yılda bir kez gözden geçirilip gerektiğinde güncellenir. Güncel versiyon, Kurum’un internet sayfasında yayınlanır.
Kurum, KVKK, Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları uyarınca ya da iş faaliyetlerindeki gelişmeler doğrultusunda işbu Politika ve bu Politika’ya bağlı ve ilişkili diğer politikalarda değişiklik yapma hakkını saklı tutar.
İşbu Politika’da yapılan değişiklikler, derhal metne işlenir ve yayımlanarak yürürlüğe girer.